Functie: Medewerker Bedrijfsbureau (M/V )

Minimaal uren: 32 uur per week

Standplaats:  Bussum  (Gemeente Gooise Meren)

Ben jij opzoek naar een nieuwe uitdaging? Heb je werkervaring als  secretaresse binnen de accountancy of soortgelijke branche?  Ben jij  het “gezicht van het kantoor” en ben je opzoek naar een nieuwe uitdagende functie?  Dan zijn wij op zoek naar jou.

Omschrijving van je werkzaamheden:

Algemeen

  • Assisteren van de directie (partners van kantoor) / administratie;
  • Vervult een spilfunctie binnen kantoor en fungeert als aanspreekpunt voor alle collega’s, cliënten, leveranciers en relaties gerelateerd aan onze kantoor zowel persoonlijk als via telefoon/email. Zowel tijdens als buiten werktijd;
  • Debiteurenbeheer kantoor (nabellen, maken duidelijke afspraken, schriftelijke vastlegging etcetera)  en lichte administratieve werkzaamheden voor kantoor;
  • Telefonisch contact: het voeren van telefoongesprekken (inkomend en uitgaand) met cliënten, leveranciers, derden en relaties;
  • Registratie en Verwerking: Het opvragen- en verwerken van persoons-, financiële- en contactgegevens in een geautomatiseerd systeem omtrent Wwft, AVG en IB zaken;
  • Verzorgt agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partners. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.

Commercie

  • Het onderhouden van goed contact met de client / relatie en meedenken in commerciële mogelijkheden;
  • Ondersteuning geven aan het ontwerpen en of maken van PowerPoint sjablonen.

Meeting en travel arrangements

  • Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen;
  • Is (mede) verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine bijeenkomsten en of vaktechnische evenementen (VTO’s) in samenwerking  met de collega van de desbetreffende afdeling;
  • Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
  • Plant en organiseert werkbezoeken voor collega’s, en eventueel  reisdocumenten en (hotel) reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt voor afhandeling voor aan de juiste persoon;
  • Gaat correct om met zeer vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
  • Stelt concepten en/of platte teksten op en werkt emails, brieven, memo’s en mededelingen uit;
  • Het ontwerpen en of maken van sjablonen voor verschillende afdelingen.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, talent of project) op basis van specifieke opdracht van directie.
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie en bescheiden op.
  • Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.
  • Geeft ondersteuning aan verschillende afdelingen .

Archivering

  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren (scannen) van documenten, zowel fysiek als digitaal;
  • Draagt bij aan een “paperless office”.

Werken bij PYXIS  is de beste (door)start van je carrière!

PYXIS is een professionele dienstverlener op het gebied van accountancy, belastingadvies, consultancy en financiële advisering. In de karakteristieke kantoorvilla Huizerweg 4 is PYXIS in Bussum gevestigd. Als je het terrein op komt en hier ’s ochtends binnenloopt krijg je direct energie en krijg je zin om met plezier aan de slag te gaan. Naast het feit dat het een indrukwekkend kantoorgebouw is om in te mogen werken, is het kantoor zeer goed bereikbaar met het openbaar vervoer en de auto.

Al met al een energieke functie voor langere tijd bij een toonaangevend kantoor in ‘t Gooi waarbij je veel verantwoordelijkheid draagt. Geen dag is hetzelfde, het werk is afwisselend en de functie is uitdagend waardoor je je geen dag zal vervelen. Collegialiteit en een goede werksfeer zijn belangrijk voor alle collega’s bij PYXIS.

Functie eisen

Wij zoeken een dienstverlenende en enthousiaste collega, die goed kan schakelen in een dynamische omgeving. Als jij wordt uitgedaagd door de bovenstaande functieomschrijving en voldoet aan onderstaand profiel, dan nodigen we je graag uit om te solliciteren.

  • MBO++/HBO+ werk en denk niveau
  • Beschikt over werkervaring op het gebied van secretariële of soortgelijke ondersteuning
  • Minimaal 32 uur per week beschikbaar
  • Ervaring met MS Office en archivering/documentatiesystemen en je staat open voor andere ICT/CRM systemen
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord (ABN) en geschrift;
  • Je bent representatief en positief ingesteld
  • Je bent zorgvuldig en accuraat
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld en… hospitality is voor jou een begrip !
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten;
  • Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze om met zeer vertrouwelijke informatie.

Wij bieden jou:

  • Een leuke uitdagende functie binnen een enthousiast (jong) team;
  • Informele werkomgeving in hartje Gooi  / Bussum;
  • Mogelijkheden om je verder te ontwikkelen;

Aanbod

We zoeken dus iemand voor de lange termijn. We hebben een goede sfeer op kantoor. Wij investeren in onze collega’s. Je wordt bij ons efficiënt en op de juiste wijze  ingewerkt.  De salarismogelijkheden en secundaire arbeidsvoorwaarden  zijn branche- en marktconform (NBA/SRA norm) en hangen af van jouw niveau. Zowel jouw mogelijkheden, werkervaring en opleiding spelen een rol en zullen besproken worden.

PYXIS  streeft naar een goede match, waarbij je, als het even kan, ook een stap voorwaarts kunt maken in je ontwikkeling . Ons kantoor adagium is; “ Strategische samenwerking, uw meerwaarde ! “

Solliciteer nu!

Stuur je CV met daarbij je motivatiebrief (voorzien van recente pasfoto) naar rhekelaar@pyxis.nl en wie weet ben je binnenkort onze collega.

PYXIS  streeft naar gelijke kansen op de arbeidsmarkt voor iedereen. Wij selecteren niet op geslacht, leeftijd, afkomst, religie etc. en nodigen daarom iedereen die zich herkent in bovenstaand profiel van harte uit om te solliciteren