Volledige Klokkenluidersregeling

Richtlijn branche-organisatie

Volgens de Verordening Accountantsorganisaties is ook PYXIS verplicht om een klokkenluidersregeling die geldt voor het kantoor van PYXIS op de website te plaatsen.

Artikel 1 Definities

In deze regeling gaan we uit van de volgende definities:

• De vertrouwenspersoon: de door de PYXIS directie aangestelde persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren (de vertrouwenspersoon wordt in de interne procedure de Compliance Officer genoemd)
• Het kantoor: PYXIS Accountants en Belastingadviseurs en de met haar verbonden vennootschappen
• De melder: degene die het vermoeden van een onregelmatigheid middels deze regeling meldt
• De werknemer: een melder die in dienst is van het kantoor
• De leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan een werknemer
• Een vermoeden van onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:

1. een (dreigend) strafbaar feit;
2. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
3. een (dreigende) schending van interne procedures en regelgeving;
4. een (dreigende) intimidatie van werknemers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden;
6. een (dreigende) schending van de binnen PYXIS geldende gedragscode.

Artikel 2 Procedure

1. De melder meldt een vermoeden van een onregelmatigheid bij de vertrouwenspersoon, behoudens de situatie zoals bedoeld in artikel 3. Een werknemer meldt een vermoeden van een onregelmatigheid bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht direct bij de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan uitsluitend via een e-mail aan de vertrouwenspersoon.
   De vertrouwenspersoon of de leidinggevende legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, vast. Indien de melding is gedaan bij de leidinggevende brengt de leidinggevende de vertrouwenspersoon onverwijld op de hoogte van de melding.
3. De vertrouwenspersoon stuurt binnen een 5 werkdagen een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.
4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de vertrouwenspersoon ingesteld.
5. De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie dit is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de vertrouwenspersoon wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is.
6. Binnen een periode van 20 werkdagen vanaf het moment van de melding wordt de melder door de vertrouwenspersoon schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

Artikel 3 Rechtsbescherming

De vertrouwenspersoon waarborgt de anonimiteit van de melder en zorgt dat, indien de melding niet anoniem is gemeld, de naam van de melder niet verder bekend wordt gemaakt, tenzij dat om wettelijke redenen vereist is. In dat geval treedt de vertrouwenspersoon vooraf in overleg met de melder en zorgt voor bescherming van diens rechtpositie.

De directie van PYXIS garandeert dat de melder die te goeder trouw en volgens de onderhavige regeling een vermoeden van onregelmatigheid meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.

Artikel 4 Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking op 28 mei 2010

Aldus vastgesteld door de directie van PYXIS Accountants & Belastingadviseurs